Adjoint(e) au greffe et à la direction
La Municipalité de Saint-Mathieu-de-Beloeil est à la recherche d’une personne dynamique et rigoureuse pour combler un poste d’adjoint(e) au greffe et à la direction.
Les personnes intéressées peuvent soumettre leur candidature jusqu’au lundi 29 mai à 16 h 30 à l’attention de madame Joanne Bouchard, directrice générale aux coordonnées suivantes :
Municipalité de Saint-Mathieu-de-Beloeil
5000, rue des Loisirs
Saint-Mathieu-de-Beloeil QC J3G 6X5
Courriel : [email protected]
Sommaire des fonctions :
Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint(e) au greffe et à la direction assure le soutien administratif nécessaire à l’évolution et au suivi des dossiers municipaux qui lui sont confiés afin d’assurer le bon fonctionnement de activités et exécute une variété de tâches administratives.
Principales responsabilités :
- Assure un soutien au directeur général dans ses fonctions ;
- Prépare les documents pour les séances du Conseil municipal et les comités pléniers ;
- Prépare à partir des notes, différents textes, documents, lettres, formulaires, procès-verbaux, avis publics et rapports ;
- Assure le suivi des procès-verbaux, des règlements et des procédures administratives relatives à divers dossiers et documents ;
- Assure la tenue à jour des registres, livres des procès-verbaux, livres de règlements, des index et des diverses listes ;
- Accomplit le secrétariat général relié au greffe : lettres usuelles et le suivi de la correspondance de la direction ;
- Répond aux demandes d’informations, convoque des réunions, fait des réservations et fait un rappel aux personnes concernées;
- Agit comme secrétaire d’élection ou référendum;
- Apporte le soutien requis afin d’assurer l’évolution des dossiers ;
- Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
- Assure la garde et la bonne gestion des dossiers relevant de sa fonction ;
- Collabore avec les autres membres du personnel ;
- Assure un bon service aux citoyens ;
- Effectue tout travail général de bureau et autres tâches connexes.
Exigences :
- Posséder un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou en administration ;
- Formation complémentaire dans le domaine juridique considérée comme un atout ;
- Connaissance des logiciels de bureautique (Outlook, Access, Word et Excel) ;
- Connaissance du logiciel Bee-On considérée comme un atout ;
- Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
- Expérience d’au moins trois (3) années en milieu municipal.
Profil recherché :
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Excellente capacité en rédaction ;
- Discrétion;
- Sens de l’organisation;
- Rigueur;
- Sens de l’initiative;
- Fait preuve de jugement;
- Aptitude à travailler en équipe;
- Entregent, tact et courtoisie;
- Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.
Ce que nous offrons :
- Travailler dans une équipe jeune et dynamique dans une Municipalité en pleine expansion ;
- Une carrière au service des citoyens ;
- Un horaire de 32, 5 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi ;
- Un salaire horaire de 26,72 $ à 31,43 $ (échelon 1 à 4) ;
- Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.